FAQ

Loonadministratie

De loonheffingskorting mag maar bij 1 werkgever of uitkeringsinstantie tegelijkertijd worden toegepast. Anders wordt er te weinig loonbelasting (voorheffing op de inkomstenbelasting) ingehouden en kunt u achteraf een naheffing voor nog te betalen inkomstenbelasting ontvangen. Wij adviseren u in geval van meerdere werkgevers en/of uitkeringinstaties de loonheffingskorting te laten toepassen bij de organisatie waar u het hoogste brutobedrag ontvangt.

Heeft u personeel nodig, maar wilt u geen werknemers aannemen? Dan kunt u een overeenkomst sluiten met een payrollbedrijf. U werft zelf uw personeel en bepaalt het salaris. Het payrollbedrijf zorgt onder andere voor de arbeidscontracten, jaaropgaven, salarisadministratie en pensioenopbouw. Uw medewerkers zijn in dienst van het payrollbedrijf.
Afdracht loonheffingen Uw payrollbedrijf betaalt de loonheffingen en sociale verzekeringspremies. De Belastingdienst kan u aansprakelijk stellen als uw payrollbedrijf dit niet doet.
Arbeidsvoorwaarden voor payrollmedewerkers Voor payrollmedewerkers geldt de cao voor uitzendkrachten. Als uw payrollbedrijf lid is van de Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO), dan geldt ook de VPO-Arbeidsvoorwaardenregeling.
Bestaat er een keurmerk voor payrollbedrijven? Sommige payrollbedrijven hebben het SNA-keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (SNA). De Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO) heeft het VPO-keurmerk ontwikkeld.

Als u arbeidskrachten in dienst neemt, hebt u te maken met regels van de overheid. Met behulp van dit stappenplan komt u snel te weten aan welke verplichtingen u moet voldoen. Hierin vindt u ook enkele regels die specifiek gelden voor het aannemen van buitenlands personeel. Het stappenplan is een richtlijn. Het is mogelijk dat u nog andere verplichtingen hebt of dat voor u een andere volgorde geldt.
1. Eerst personeel in Nederland en de EER werven. U bent verplicht eerst personeel te werven in Nederland, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. Alleen als u daar geen geschikt personeel kunt vinden, mag u ook werven in andere landen.
2. Identiteit controleren en vastleggen. Bij indiensttreding moet u de identiteit van al uw arbeidskrachten controleren aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. U bewaart een kopie van de identiteitsbewijzen in uw administratie.
3. Tewerkstellingsvergunning aanvragen. Als u iemand van buiten de EER/Zwitserland of uit Roemenië of Bulgarije aanneemt, moet u een
tewerkstellingsvergunning aanvragen bij het UWV.
4. Huisvesting verzorgen voor buitenlandse werknemers. Voor medewerkers met een tewerkstellingsvergunning bent u verplicht om geschikte huisvesting te verzorgen. Hierbij moet u voldoen aan de regels van uw gemeente.
5. Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Als u voor het eerst personeel in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. U ontvangt dan de formulieren om aan uw verplichtingen voor de loonheffingen te voldoen.
6. Sofinummer opvragen. Neemt u buitenlandse werknemers in dienst die geen burgerservicenummer hebben, dan hebt u van hen
een sofinummer nodig. Zij moeten dit nummer zelf aanvragen bij de Belastingdienst.
7. Arbeidsovereenkomst afsluiten. In een arbeidsovereenkomst legt u het salaris van uw werknemer vast en geeft u aan of er een cao van
toepassing is, wat de werk- en rusttijden zijn en of er een pensioenregeling voor uw werknemer geldt. U kunt de arbeidsovereenkomst mondeling of schriftelijk afsluiten, echter wij raden aan altijd eea schriftelijk vast te leggen.
8. Minimaal het minimumloon en vakantiebijslag betalen. Iedere werknemer in Nederland heeft recht op ten minste het wettelijk minimumloon en vakantiebijslag. Dit geldt ook voor flexwerkers en buitenlandse werknemers.
9. Zorgen voor goede arbeidsomstandigheden. Als werkgever moet u zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor al uw personeel. Inspectie SZW of uw brancheorganisatie kan u informeren over de voorschriften.
10. Risicoinventarisatie en -evaluatie opstellen. Zodra u personeel in dienst neemt, bent u verplicht een risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen. Hierin legt u de risico’s voor uw personeel vast en de maatregelen die u daartegen neemt.
11. Socialeverzekeringspremies afdragen. Als uw werknemer uitsluitend in Nederland werkt, moet u in Nederland sociale verzekerings-premies voor hem afdragen. Voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering kunt u er ook voor kiezen eigenrisicodrager te worden.

Heeft u tijdelijk personeel nodig, dan kunt u die inhuren via een intermediair, zoals een uitzend- of detacheringsbureau. Met behulp van dit stappenplan komt u snel te weten aan welke verplichtingen u dan moet voldoen. Ook vindt u hierin enkele regels die specifiek gelden voor het inhuren van buitenlands personeel.
Het stappenplan is een richtlijn.
1. Controleren of uitlener geregistreerd staat in het Handelsregister. Als inlener moet u controleren of een uitlener in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) geregistreerd staat. Dit kunt u doen via de Waadi check van de KvK.
2. Identiteit controleren en vastleggen. Als u een nieuwe medewerker inhuurt, moet u zijn identiteit controleren aan de hand van een origineel identiteitsbewijs.
3. Tewerkstellingsvergunning controleren. Als u iemand van buiten de EER/Zwitserland of uit Roemenië of Bulgarije inhuurt, moet u controleren of deze persoon een tewerkstellingsvergunning heeft. De intermediair moet deze voor hem aanvragen.
4. Aansprakelijkheid voor loonheffingen voorkomen. De Belastingdienst kan u aansprakelijk stellen voor de loonheffingen en omzetbelasting die uw intermediair moet betalen. U kunt dit onder andere voorkomen door de uitlener te vragen een g-rekening af te sluiten.
5. A1/(E)101-verklaring controleren. Buitenlandse arbeidskrachten kunnen in sommige gevallen sociaal verzekerd blijven in het buitenland. U hoeft dan geen sociale premies voor hen af te dragen. Om hier zekerheid over te hebben kunt u uw intermediair vragen om een A1/(E)101-verklaring.
6. Zorgen voor goede arbeidsomstandigheden. Als werkgever moet u zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor al uw personeel, dus ook voor arbeidskrachten die u inhuurt via een intermediair.
7. Werk- en rusttijden bepalen. In de Arbeidstijdenwet staat hoe lang uw werknemers per dag en per week mogen werken en wanneer zij
recht hebben op pauze. Deze wet geldt ook voor arbeidskrachten die u inhuurt via een intermediair.
8. Zorgen dat uw inhuurkracht minimaal het minimumloon ontvangt. Iedere werknemer heeft recht op het wettelijk minimum(jeugd)loon en vakantiebijslag. Ook als u medewerkers inhuurt bent u er verantwoordelijk voor dat zij minimaal het minimum(jeugd)loon ontvangen.

Wilt u in uw bedrijf een leerbaan of stageplaats bieden? Dan moet uw bedrijf een erkend leerbedrijf zijn. Een erkenning vraagt u aan bij de Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB). Hierin werken beroepsonderwijs en bedrijfsleven samen. Een erkenning als leerbedrijf is 4 jaar geldig.
Stageplaats of leerbaan aanbieden. Bent u een erkend leerbedrijf? Dan kunt u op Stagemarkt.nl een stageplaats of leerbaan aanbieden. Ook kunt u uw bedrijf aanmelden bij uw gemeente voor Startersbeurs Nederland.
Welke regels gelden voor stagiairs? Voor stagiairs gelden soms dezelfde regels als voor uw gewone werknemers (bijvoorbeeld bij
arbeidsomstandigheden). Soms gelden andere regels (bijvoorbeeld bij beloning en sociale zekerheid). Stagiairs hebben daarnaast een stageovereenkomst in plaats van een arbeidsovereenkomst.
Beloning en sociale zekerheid. U kunt uw stagiairs een reële beloning (bijvoorbeeld het minimumjeugdloon) of een stagevergoeding
betalen. Bij een reële beloning is er een echte dienstbetrekking en is de stagiair een gewone werknemer. Betaalt u een stagevergoeding, dan is een fictieve dienstbetrekking. Dit heeft gevolgen voor de sociale zekerheid:
Echte dienstbetrekking: de stagiair ontvangt een reële beloning, de gewone regels voor loonheffingen gelden. Hij is verzekerd voor alle werknemersverzekeringen. U moet premies werknemersverzekeringen inhouden en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) aan hem vergoeden.
Fictieve dienstbetrekking: uw stagiair is niet werkzaam in een echte dienstbetrekking, maar ontvangt een stagevergoeding. Hij is verzekerd voor de Ziektewet en Wajong en valt onder de Zvw. U hoeft geen premies werknemersverzekeringen in te houden. De stagiairs vallen niet onder de loondoorbetalingverplichting bij ziekte van de werkgever.
Wat is een maatschappelijke stage? Een maatschappelijke stage is vrijwilligerswerk van minimaal 30 uur door scholieren van het voortgezet
onderwijs. Dit is een onderdeel van hun schoolloopbaan. Als stagebieder biedt u maatschappelijke stageplaatsen aan jongeren aan.

IB ondernemer

De uren die meetellen voor het urencriterium, zijn alle uren die u besteedt aan uw bedrijf, dus niet alleen de productieve, directe uren. De officiële formulering is dat het moet gaan om “werkzaamheden die worden verricht met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming”.
De tijd die u in de start en voorbereiding van uw bedrijf hebt gestoken (mits die in het betreffende kalenderjaar zijn besteed) telt ook mee. Maar ook niet-declarabele uren: (potentiële) klanten bezoeken, offertes maken, uw administratie doen, opruimen, nadenken, praten over uw bedrijf, een workshop volgen, uw website maken, een proefopdracht doen, een computer en paperclips kopen: bedenk het maar, het is allemaal tijd die u in uw onderneming steekt. En eventuele reistijd mag u daarbij ook nog optellen. Bij onze ‘downloads‘ kunt u een handig formulier vinden voor het bijhouden van de uren. Dit is in elk geval zeer relevant als u part-time werkt of als u in de loop van het jaar uw onderneming start of staakt.

Nee, de grondslag voor de te betalen inkomstenbelasting is de behaalde winst over een boekjaar, dus of die geheel of slechts gedeeltelijk wordt opgenomen is daarbij niet relevant.

U moet aangifte doen als de Belastingdienst hierom vraagt. Het kan zijn dat u van de Belastingdienst geen uitnodiging ontving om aangifte te doen. In de twee volgende situaties moet u zelf om een aangifte vragen:
• U verwacht een teruggaaf van belasting. Voor een teruggaaf moet u eerst aangifte doen. Doe aangifte binnen vijf jaar na afloop van het jaar waarover de aangifte gaat.
• U verwacht belasting te moeten betalen. U moet ook aangifte doen als u geen aangifte van de Belastingdienst hebt ontvangen en u nog wel belasting moet betalen. Dat kan bijvoorbeeld als u inkomsten had waarop nog geen belasting is ingehouden.
• Als u een brief van de Belastingdienst heeft gekregen dat u op basis van vorige aangiften bijv., geen aangifte hoeft te doen, dan is dit geen voldongen feit. In deze zelfde brief opteert de Belastingdienst namelijk wanneer u nog wél aangifte zou kunnen/moeten doen. De Belastingdienst weet immers niet van uw veranderde financiële of privésituaties af in het voorgaande jaar.

DGA

Particulier

Algemeen

HVA Administratiekantoor is in principe behulpzaam bij alles wat een klant op administratief of fiscaal gebied niet wil of kan uitvoeren, dus ook daarbij kunnen wij u ondersteunen! Neemt u gerust contact met ons op voor een prijsopgave.